Una vez obtenido el licencia de la SFC de Hong Kong, la verdadera prueba comienza: Guía completa para evitar errores en el mantenimiento anual

Muchos piensan que obtener las licencias 1, 4 y 9 de la SFC es el fin del camino. En realidad, eso es solo el punto de partida. Esa “licencia indefinida” parece ser válida de forma permanente, pero en realidad oculta una presión constante de cumplimiento. Un descuido, como retrasar el pago de impuestos por un mes, puede convertirse en un riesgo regulatorio.

Los tres errores más comunes

Error uno: entender “sin plazo fijo” como “para siempre”

Indefinido ≠ empleo de por vida garantizado. La supervisión de la SFC sobre las entidades licenciadas es dinámica, cada año evalúan: ¿sigues siendo apto para mantener la licencia?

Solo hay tres criterios — faltar uno, y la licencia puede ser suspendida o revocada:

• El personal responsable y la reputación de la empresa deben mantenerse en buen estado
• El capital neto en libros debe cumplir siempre con los requisitos
• Todas las regulaciones deben cumplirse en tiempo y forma

Si alguna de estas áreas se deteriora, la licencia puede ser suspendida o revocada inmediatamente.

Error dos: la trampa del pago anual y su plazo

El pago de la cuota anual debe hacerse dentro del mes posterior a la fecha de aniversario de la licencia. La demora tiene consecuencias muy graves:

• Retraso hasta 1 mes: multa del 10%
• Retraso de 1 a 2 meses: multa del 30%
• Retraso de 2 a 3 meses: multa del 50%
• Retraso de 3 a 4 meses: suspensión temporal
• Más de 4 meses: revocación directa

Para muchas instituciones, retrasarse unas semanas ya implica pagar entre un 30% y un 50% adicional. Lo más doloroso es que, por retrasos en el pago de impuestos de solo un mes, el proceso completo se puede desordenar, afectando la fecha límite de pago anual y poniendo en riesgo toda la gestión. Este detalle muchos lo pasan por alto.

Error tres: presentar la declaración anual con más de tres meses de retraso, y ya no hay remedio

Las empresas licenciadas deben presentar la declaración anual en el sistema WINGS dentro del mes posterior a la fecha de aniversario. Esto no es opcional, sino un requisito para renovar la licencia. Si se retrasa más de tres meses, la licencia se suspende; si pasa de cuatro meses, se revoca automáticamente.

No solo preocuparse por la Comisión de Valores, también la conformidad interna

Antes de cumplir con los requisitos de la SFC, no hay que descuidar las declaraciones ante la Oficina de Registro de Empresas y la Agencia Tributaria:

De la Oficina de Registro de Empresas:

• La declaración anual debe presentarse en los 42 días posteriores a la fecha de constitución
• Cambios en directivos, secretarios, dirección, deben notificarse en 15 días
• Retrasos generan costos adicionales; múltiples retrasos indican mala gestión

De la Agencia Tributaria:

• La declaración del impuesto sobre beneficios debe presentarse puntualmente
• Si hay empleados, también se deben presentar las declaraciones del empleador
• Los estados financieros deben ser auditados por un contador registrado

Un mal manejo de estos aspectos básicos afecta gravemente la reputación ante la SFC.

Lista de chequeo de la SFC: no dejar ningún ítem fuera

Cuatro tareas anuales imprescindibles:

1. Pagar la cuota anual a tiempo: dentro del mes posterior a la fecha de aniversario, sin retrasos.

2. Presentar la declaración anual: a través del sistema WINGS, también en un mes. El retraso lleva directo a suspensión y revocación.

3. Completar la capacitación continua: cada representante con licencia debe realizar 10 horas de capacitación anual, de las cuales 5 deben estar relacionadas con el negocio. El personal responsable además debe hacer 2 horas adicionales de capacitación en supervisión. Dentro de los 12 meses posteriores a la obtención de la licencia, se deben completar 2 horas de capacitación en “ética profesional”, cubriendo integridad, prioridad en los intereses del cliente, etc. Luego, cada año calendario, se deben realizar otras 2 horas en ética o cumplimiento. Los registros de capacitación deben conservarse por al menos tres años.

4. Presentar la declaración de recursos financieros: según el tipo de negocio, mensualmente o semestralmente. Es la evidencia directa de que la empresa cumple con los requisitos mínimos de capital. Las empresas que operan en las categorías 1, 4 y 9 deben prestar especial atención a sus límites de capital.

5. Auditar las cuentas anualmente: dentro de los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio fiscal, presentar los estados financieros auditados. La auditoría de la SFC es más estricta que la fiscal, enfocada en la solidez financiera y la seguridad de los fondos de los clientes.

Cinco tareas diarias a mantener:

• Exhibir en lugar visible la licencia vigente
• Tener al menos dos responsables (uno debe ser director ejecutivo) supervisando directamente, y al menos uno siempre disponible
• Notificar a la SFC en 7 días hábiles cambios importantes en nombre, dirección, directivos, estructura accionarial (a través de WINGS)
• Si se realiza actividad con activos virtuales, el manual anti lavado de dinero debe actualizarse anualmente, incluyendo lista de jurisdicciones de alto riesgo, procedimientos de diligencia del cliente, estándares para transacciones sospechosas, etc.
• Clientes con alto riesgo en activos virtuales (transacciones grandes, regiones de alto riesgo, estructuras complejas) deben ser revisados anualmente, verificando identidad y origen de fondos.

Tres recordatorios especiales para negocios con activos virtuales

Primero: el sistema anti lavado debe ser vivo, no muerto

No basta con implementarlo una vez, debe actualizarse continuamente según cambien las regulaciones. La lista de jurisdicciones de alto riesgo puede variar, igual que los niveles de riesgo del cliente. El manual anti lavado debe seguir el ritmo.

Segundo: no limitar la revisión de clientes de alto riesgo solo a la apertura de cuenta

La diligencia inicial en la apertura es solo la primera fase. Los clientes de alto riesgo deben ser revisados cada año. Verificar identidad, actualizar la documentación del origen de fondos, evaluar si cambió el nivel de riesgo, todo debe quedar registrado.

Tercero: no dejar que los sistemas informáticos sean un agujero negro de cumplimiento

El negocio de activos virtuales depende mucho de la tecnología. Los sistemas deben garantizar: trazabilidad completa de todas las transacciones, protección contra ciberataques, monitoreo de transacciones sospechosas. Se recomienda realizar auditorías internas trimestrales y guardar los registros.

¿Cómo convertir estos requisitos en acción?

Paso uno: crear un calendario de cumplimiento propio

No esperar a que la SFC recuerde, listar todas las tareas anuales: cuándo presentar qué documentos, quién es responsable, qué contenido, todo claramente definido. Pasar de una actitud reactiva a una planificación proactiva.

Paso dos: usar herramientas para facilitar

Utilizar software de gestión de cumplimiento, configurar recordatorios automáticos. Integrar la plataforma WINGS con los sistemas internos para reducir errores humanos.

Paso tres: estandarizar todos los procesos

Crear plantillas y listas de verificación para cada tarea periódica, asegurando que la ejecución sea uniforme y conforme, evitando vulnerabilidades por rotación de personal.

Paso cuatro: revisar periódicamente

Cada trimestre o semestre, revisar el cumplimiento del calendario, detectar problemas a tiempo y corregirlos.

La última recomendación

La licencia es como un certificado de salud. La revisión anual (cuotas, declaraciones, auditorías) debe hacerse puntualmente, y los hábitos diarios (capacitación, reportes, supervisión) mantenerse. Si por detalles como retrasar impuestos un mes se rompe toda la cadena de cumplimiento, los costos de remediación se multiplicarán. Mejor planificar con anticipación que esperar a que la sanción llegue de sorpresa.