Após obter a licença da SFC de Hong Kong, o verdadeiro teste começa: Guia completo para evitar armadilhas na manutenção anual

Muitas pessoas pensam que obter as licenças nº 1, 4 e 9 da SFC é o suficiente para estar tranquilo. Na verdade — isso é apenas o começo. A licença “indefinida” parece ser válida para sempre, mas por trás dela há uma pressão contínua de conformidade. Um descuido, como atrasar o pagamento de impostos por um mês, pode evoluir para riscos regulatórios.

Os três erros mais comuns

Erro 1: Interpretar “sem prazo fixo” como “para sempre”

Indefinido ≠ emprego garantido para sempre. A supervisão da SFC sobre as entidades licenciadas é dinâmica, avalia-se anualmente: você ainda é adequado para manter a licença?

Os critérios são apenas três — todos devem ser atendidos:

• Responsáveis e reputação da empresa devem estar sempre em bom estado
• O capital líquido no balanço deve estar sempre em conformidade
• Todas as exigências regulatórias devem ser cumpridas pontualmente

Se qualquer um desses aspectos deteriorar, a licença pode ser suspensa ou até revogada imediatamente.

Erro 2: Armadilha do pagamento anual e o timing

O pagamento da taxa anual deve ser feito dentro de um mês após o aniversário da licença. Atrasos têm consequências graves:

• Atraso até 1 mês: multa de 10%
• Atraso de 1-2 meses: multa de 30%
• Atraso de 2-3 meses: multa de 50%
• Atraso de 3-4 meses: suspensão temporária
• Atraso superior a 4 meses: revogação direta

Para muitas instituições, atrasar algumas semanas já acarreta multas de 30-50%. Ainda mais doloroso é que, por causa de um pequeno problema como atraso no pagamento de impostos por um mês, o fluxo de pagamento pode ser desorganizado, levando ao atraso no pagamento anual e colocando a organização em uma situação ainda mais vulnerável. Este detalhe é facilmente negligenciado.

Erro 3: A declaração anual atrasada por três meses é irreversível

As empresas licenciadas devem enviar a declaração anual pelo sistema WINGS dentro de um mês após o aniversário da licença. Isso não é opcional, é condição para renovação. Atrasos superiores a três meses levam à suspensão da licença; mais de quatro meses, a revogação direta.

Não foque só na Comissão de Valores Mobiliários, a conformidade na base da empresa também é essencial

Antes de atender às exigências da SFC, a declaração na Comissão de Registro de Empresas de Hong Kong e na Receita também não pode ser negligenciada:

Na Comissão de Registro de Empresas:

• A declaração anual deve ser enviada dentro de 42 dias após o aniversário de constituição
• Mudanças de diretores, secretários ou endereço devem ser comunicadas em 15 dias
• Atrasos geram custos adicionais; múltiplos atrasos indicam má gestão da empresa

Na Receita:

• Declaração de imposto de renda deve ser entregue pontualmente
• Se houver funcionários, a declaração do empregador também deve ser enviada
• As demonstrações financeiras precisam passar por auditoria de um contador registrado

Se esses trabalhos básicos não forem feitos corretamente, a reputação perante a SFC será gravemente afetada.

Checklist da SFC: nenhuma dessas tarefas pode ser esquecida

Quatro tarefas anuais obrigatórias:

1. Pagamento pontual da taxa anual: dentro de um mês após o aniversário da licença, sem atraso.

2. Envio da declaração anual: via sistema WINGS, também dentro de um mês. Atrasos levam ao caminho sem volta: suspensão → revogação.

3. Concluir treinamentos contínuos: cada representante licenciado deve fazer 10 horas de treinamento por ano, sendo 5 horas relacionadas ao negócio. Os responsáveis também precisam de 2 horas extras de treinamento de supervisão. Dentro de 12 meses após obter a licença, deve-se completar 2 horas de treinamento em “ética profissional”, abordando integridade, prioridade aos interesses do cliente, entre outros. Depois, a cada ano civil, mais 2 horas de treinamento em ética ou conformidade. Os registros de treinamento devem ser mantidos por pelo menos três anos.

4. Envio da declaração de recursos financeiros: de acordo com o tipo de negócio, mensal ou semestralmente. É a prova direta de que a empresa atende ao requisito de capital mínimo. Empresas que atuam nas categorias 1, 4 e 9 devem prestar atenção especial aos limites de capital de cada uma.

5. Auditoria anual: dentro de quatro meses após o fim do exercício financeiro, enviar as demonstrações financeiras auditadas. A auditoria da SFC é mais rigorosa que a da Receita, focando na solidez financeira e na segurança dos fundos dos clientes.

Cinco tarefas de rotina:

• Exibir licença válida em local visível na sede
• Ter pelo menos dois responsáveis (um deve ser diretor executivo) supervisionando diretamente o negócio, com pelo menos um sempre disponível
• Comunicar à SFC, em até sete dias úteis, mudanças relevantes na empresa (nome, endereço, diretores, estrutura acionária) via WINGS
• Para negócios de ativos virtuais, atualizar anualmente o manual de combate à lavagem de dinheiro, incluindo lista de jurisdições de alto risco, procedimentos de due diligence, critérios para transações suspeitas, etc.
• Para clientes de alto risco (transações de grande valor, regiões de alto risco, estruturas complexas), realizar reavaliações anuais, verificando identidade e origem dos fundos.

Três lembretes especiais para negócios de ativos virtuais

Primeiro: o sistema de combate à lavagem de dinheiro deve estar vivo, não morto

Não basta montar uma vez, deve ser atualizado continuamente conforme mudanças na supervisão. A lista de jurisdições de alto risco muda, o risco do cliente também. Seu manual de AML deve acompanhar o ritmo.

Segundo: não limite a due diligence de clientes de alto risco à abertura de conta

A verificação na abertura é só a primeira etapa. Clientes de alto risco devem passar por reavaliações anuais. Verificar novamente identidade, atualizar comprovação de origem de fundos, avaliar se o risco mudou — tudo deve ficar registrado.

Terceiro: o sistema de TI não pode virar um buraco negro de conformidade

Negócios de ativos virtuais dependem muito de tecnologia. O sistema deve garantir: rastreabilidade completa de todas as transações, segurança cibernética adequada, monitoramento de transações suspeitas. Recomenda-se uma autoavaliação trimestral, guardando os registros.

Como transformar esses requisitos em ação?

Primeiro passo: criar seu calendário de conformidade

Não espere a SFC lembrar, liste todas as tarefas de conformidade do ano — quando entregar cada documento, quem é responsável, o conteúdo, tudo definido. De uma postura reativa, passe a uma postura proativa.

Segundo passo: usar ferramentas de apoio

Adote softwares de gestão de conformidade, configure alertas automáticos. Integre o sistema WINGS com seus sistemas internos para reduzir erros humanos.

Terceiro passo: padronizar todos os processos

Crie modelos e checklists para cada tarefa periódica, garantindo execução uniforme e evitando vulnerabilidades por rotatividade de pessoal.

Quarto passo: fazer revisões periódicas

A cada trimestre ou semestre, revise a execução do calendário de conformidade, identifique problemas e corrija falhas a tempo.

A última dica

A licença é como um atestado de saúde. Check-up anual (taxas, declarações, auditoria) deve ser feito pontualmente, hábitos diários (treinamento, declarações, supervisão) mantidos. Se por um pequeno detalhe, como atraso no pagamento de impostos por um mês, a conformidade se desorganizar, o custo de recuperação será multiplicado. Melhor planejar com antecedência do que ser penalizado passivamente.