Memahami Batas Waktu Formulir W-2: Kapan Seharusnya Pemberi Kerja Anda Mengirimkannya?

Musim pajak membawa banyak tanggung jawab, dan salah satu dokumen terpenting yang Anda butuhkan adalah formulir W-2 dari pemberi kerja Anda. Apakah Anda berganti pekerjaan selama tahun pajak atau tetap di perusahaan yang sama, memahami kapan Anda harus menerima formulir W-2 dari pemberi kerja sangat penting agar pengajuan tepat waktu. Dokumen ini berisi informasi penghasilan dan pajak yang diperlukan untuk menyelesaikan pengembalian pajak penghasilan Anda secara akurat.

Mengapa Formulir W-2 Anda Penting

Formulir W-2, secara resmi dikenal sebagai Pernyataan Upah dan Pajak, adalah dokumen utama yang digunakan pemberi kerja untuk melaporkan kompensasi karyawan dan pemotongan pajak kepada pemerintah. Pemberi kerja wajib memberikan dokumen ini kepada Anda, dan mereka sekaligus mengirimkan salinan ke Internal Revenue Service (IRS). Informasi dalam formulir ini secara langsung mempengaruhi keakuratan pengembalian pajak federal dan negara bagian Anda.

Formulir W-2 memuat beberapa komponen penting:

• Rincian kompensasi: Total upah, tips, dan penghasilan lain yang diterima selama tahun pajak
• Pemotongan pajak: Jumlah pajak penghasilan federal yang dipotong pemberi kerja dari gaji Anda berdasarkan pilihan pajak Anda
• Jaminan Sosial dan Medicare: Kontribusi Anda ke program ini, memastikan Anda mendapatkan kredit yang tepat untuk manfaat di masa depan
• Pajak negara bagian dan lokal: Pemotongan pajak yang berlaku di negara bagian atau daerah Anda (jika ada)
• Potongan tambahan: Informasi tentang kontribusi rencana pensiun, premi asuransi kesehatan, dan manfaat pra-pajak lainnya

Garis Waktu Resmi: Kapan Anda Harus Menerima Formulir W-2 dari Pemberi Kerja?

IRS menetapkan bahwa pemberi kerja harus menandai atau mengirimkan formulir W-2 secara elektronik kepada semua karyawan paling lambat tanggal 31 Januari tahun berikutnya. Jika tanggal 31 Januari jatuh pada akhir pekan atau hari libur, batas waktu diperpanjang hingga hari kerja berikutnya. Untuk tahun pajak 2025, ini berarti semua formulir W-2 harus sudah sampai kepada Anda paling lambat 31 Januari 2026.

Batas waktu standar ini memberi waktu yang cukup bagi karyawan untuk mengumpulkan dokumen pajak yang diperlukan dan mengajukan pengembalian sebelum tenggat waktu pengajuan 15 April. Namun, banyak pemberi kerja mengirimkan formulir ini lebih awal di bulan Januari untuk memastikan pengiriman tepat waktu.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Anda Belum Menerima W-2 Anda

Jika Anda sudah melewati tanggal 31 Januari dan W-2 Anda belum tiba, segera ambil tindakan. Pertama, hubungi langsung departemen sumber daya manusia atau penggajian dari pemberi kerja Anda saat ini maupun sebelumnya. Pastikan alamat Anda yang tercatat benar dan minta perkiraan pengiriman ulang. Bisa jadi formulir Anda dikirim ke alamat lama jika Anda telah pindah setelah meninggalkan pekerjaan tersebut.

Banyak pemberi kerja kini menyediakan akses elektronik ke formulir W-2 melalui portal online yang aman. Periksa apakah perusahaan Anda menyediakan layanan ini dan masuk menggunakan kredensial Anda untuk mengunduh formulir secara langsung. Jika pemberi kerja tidak merespons setelah beberapa kali percobaan, IRS dapat membantu. Hubungi 1-800-829-1040 dan berikan informasi pribadi Anda, detail pemberi kerja, tanggal kerja, dan perkiraan penghasilan dari slip gaji terakhir. IRS kemudian akan menghubungi pemberi kerja atas nama Anda.

Menjelang tenggat waktu 15 April, Anda memiliki dua opsi. Anda dapat mengajukan perpanjangan enam bulan menggunakan Formulir 4868, meskipun ini hanya menunda pengajuan—bukan kewajiban membayar pajak. Alternatifnya, Anda dapat mengajukan menggunakan Formulir 4852, formulir pengganti yang memungkinkan Anda memperkirakan penghasilan dan pemotongan berdasarkan slip gaji yang tersedia. Perlu diingat, jika perkiraan Anda jauh berbeda dari W-2 sebenarnya, Anda mungkin perlu mengajukan pengembalian yang diperbaiki nanti. Pertimbangkan berkonsultasi dengan profesional pajak jika ada kekhawatiran tentang keakuratan.

Memahami Denda Pemberi Kerja karena Keterlambatan Pengiriman W-2

Pemberi kerja yang gagal mengeluarkan formulir W-2 sebelum batas waktu 31 Januari atau tidak memberikannya kepada karyawan akan menghadapi denda yang cukup besar. Hukum federal menetapkan denda per formulir, dengan denda terpisah untuk salinan IRS dan salinan karyawan—yang berarti biaya bisa cepat bertambah.

Untuk formulir yang jatuh tempo tahun 2024, struktur denda adalah:

• Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Setelah 1 Agustus atau tidak dikirim: $310 per formulir
• Pelanggaran dengan niat: $630 per formulir

Sebagai ilustrasi: jika sebuah perusahaan dengan 10 karyawan terlambat mengirim W-2 sampai bulan September, denda menjadi $310 dikali 2 ($620 per karyawan), totalnya menjadi $6.200. IRS juga mengenakan bunga atas denda ini, yang bisa meningkatkan beban keuangan perusahaan secara signifikan.

Denda besar ini menjadi insentif kuat bagi pemberi kerja untuk memenuhi kewajiban W-2 mereka. Sistem penggajian yang terkelola dengan baik dan proses awal yang tepat waktu membantu memastikan pengiriman tepat waktu, melindungi hak karyawan untuk mengajukan pengembalian tepat waktu dan memastikan kepatuhan pemberi kerja terhadap kewajiban pajak.

Memahami kapan pemberi kerja harus mengirimkan formulir W-2 Anda dan mengetahui opsi yang tersedia memastikan Anda dapat menyiapkan pengembalian pajak dengan efisien. Bersikap proaktif jika Anda belum menerima formulir Anda sebelum Februari, dan ingat bahwa baik pemberi kerja maupun karyawan memiliki tanggung jawab dalam menjaga catatan pajak yang akurat.